miércoles, 9 de enero de 2008

EL DISEÑO DE UNA ORGANIZACION

Lima, 13 de Enero de 2,008
Por:
Aarón Ballesteros M

Cuando comencé a trabajar, mis familiares y amigos lo primero que me dijeron que debía hacer, era preguntar sobre mis responsabilidades y derechos laborales al interior de la empresa, los objetivos que debía cumplir, conocer sobre la cultura de la empresa, familiarizarme y adaptarme al estilo de trabajo de mi jefe y mantenerme muy cercano a los compañeros de trabajo mas antiguos para retroalimentarme constantemente y aprender de ellos. La pregunta que me surge ahora es: ¿son todavia válidos esos consejos? o ¿cada empresa debe tener establecido un proceso de administración de los recursos humanos que se inicia desde el planteamiento de la necesidad de personal, el reclutamiento, la contratación, la inducción, la capacitación constante, la evaluación permanente, el manejo de la carrera, la motivación, premiación y finalmente el termino de la relación laboral?.

Contrariamente a lo que todos quisiéramos una organización nace al amparo de una necesidad específica, con objetivos muy concretos y las funciones principales que la soporten y que generalmente involucra a muy pocas personas inicialmente y de acuerdo a la propia operación de la misma, las funciones van creciendo y eso conlleva a que los recursos también se incrementen y su administración sea cada vez mas compleja y que en la mayoría de los casos la alta dirección no le da la importancia debida, creyendo que la propia dinámica empresarial consolidara naturalmente el desempeño, sin embargo, esto no sucede, la organización no ha tenido un crecimiento sistémico, la cultura empresarial no refleja las necesidades presentes, la proliferación de procedimientos administrativos diversos genera lentitud y duplicidad de esfuerzos, los resultados que se esperan cada día son mas difíciles de alcanzar y lo principal, la organización se ha vuelto muy rígida para ingresar a mercados mas competitivos y en muchos casos cambiar el giro de la actividad principal debido a nuevas oportunidades.

Un esfuerzo para establecer mejora continúa a los procesos corporativos e incorporar calidad a los productos y servicios, ha sido utilizar en la organización estándares como ISO 9000, TQM, SIX SIGMA, etc. inicialmente para que los propios miembros de la organización pongan en blanco y negro como opera la organización, que puede ser un trabajo muy complicado si la organización no esta orientada a procesos. Los procesos documentados deben establecer claramente cuales son los servicios o productos generados, los recursos humanos que intervienen sobre todo indicando los roles de cada uno de ellos y como estos están relacionados, las actividades, los tiempos de ejecución, algunas métricas de calidad y la medición del impacto de los servicios o productos ofrecidos a los clientes o usuarios finales.

Algunos autores sugieren establecer modelos de gestión mas flexibles y con menor dificultad para incorporarlos en la organización como la Gerencia por Resultados, el Tablero de Comando entre otros que buscan dotarle a la organización una dinámica mayor a los procesos corporativos de arriba hacia abajo involucrando no solo a las finanzas, sino a los recursos humanos, las operaciones, las tecnologías de la información y el marketing.

Los enfoques anteriormente citados han dado en la mayoría de casos muy buenos resultados, la calidad en los procesos internos ha mejorado, se ha logrado una mayor participación del mercado, los socios y accionistas están satisfechos, pero sigue en pie el temor que se traduce en una pregunta: ¿cuanto tiempo durará el modelo organizacional alcanzado?, solo los ingenuos pueden pensar como se solía hacer antaño, que la organización llego a la cúspide y ahí hay que mantenerla. Queramos o no, los nuevos competidores, los productos sustitutos, el poder de negociación de los proveedores y clientes y la propia competencia entre los actuales competidores romperán en cualquier momento el equilibrio de felicidad que vivimos y nos veremos obligados a reaccionar ante lo que suceda y tal vez ya sea demasiado tarde.

¿Que hacer?, ¿como enfrentar el futuro incierto?, ¿como adecuar la organización a los cambios constantes y bruscos del mercado?, ¿como adecuar, en el mejor de los casos, la organización a los nuevos servicios y productos que los clientes demandan?. La inacción de las empresas ante nuevos retos es fácil de comprobar en nuestro medio, sobre todo si ponemos la vista en nuestras empresas públicas, que se han quedado estáticas, donde los documentos de gestión como el Reglamento de Organización y Funciones, el Manual de Organización y Funciones y el Cuadro de Asignación de Personal no refleja la manera como actualmente esta operando la empresa que en la mayoría de ellas, por las nuevas necesidades y la falta de un adecuado entrenamiento a los trabajadores, los tomadores de decisiones se han visto obligados a contratar a personal mejor calificado a través del conocido Servicio No Personal a plazo fijo, pero ello no les resuelve el problema, porque ahora los nuevos trabajadores tienen que lidiar con normas que les limita su accionar y que finalmente en conjunto paralizan a la empresa.

Para enfrentar este nuevo reto, se debe diseñar a las empresas como una organización flexible, contrariamente a lo que dicen los estándares establecidos que en la mayoría de casos, que solo rigidizan a las organizaciones y se convierten en bonitos recuerdos de lo eficiente y eficaces que fuimos en algún momento; para lograrlo se pueden seguir los siguientes lineamientos:

a) Establecer procesos muy flexibles y que deben ser administrados directamente por los propios dueños del proceso, sin necesidad de un ente regulador, pero que pueda ser revisado, monitorizado, evaluado y rediseñado cuantas veces se quiera y pueda ser auditado fácilmente y la responsabilidad ante cualquier eventualidad debe recaer en los dueños del proceso.

b) Usar Tecnologías de la Información (TI) con altas capacidades de flexibilidad, con plataformas orientadas a servicios y capaces de operar con multiplataformas internas y externas que permitan la escalabilidad en “hardware” y en “software”. Adicionalmente, el enfoque de las TI debe ser conectar personas y servicios, complementar la principal meta de los 90, cuya orientación era conectar aplicaciones.

c) Administrar grandes almacenes centralizados de datos provenientes de diversas fuentes que van mas allá de las tradicionales bases de datos relacionales transaccionales. En base a ellas, la dirección de la organización podrá obtener información vital para la toma de decisiones a través de cualquier modelo de gestión como el Tablero de Comando, Gerencia por Resultados o cualquier otro.

Con este enfoque estaremos creando organizaciones flexibles y dinámicas, preparadas para cualquier nueva necesidad de servicios o productos, garantizando la eficiencia operacional, la eficacia para lograr resultados y la efectividad que se traduzca en valor para la empresa, utilidades para los accionistas y trabajadores y ser competitivos en un mundo cada vez mas pequeño y que nos obliga a diseñar nuevas organizaciones acorde con las nuevas necesidades producto de la firma de tratados comerciales como el Tratado de Libre Comercio con Estados Unidos y los próximos tratados que urgentemente necesita el país para seguir creciendo.

http://www.aaronballesteros.blogspot.com/

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